Przechowywanie powstałych w wyniku pracy dokumentów jest niezbędne do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Pomimo dynamicznie rozwijającej się cyfryzacji, archiwizacja dokumentacji papierowej wciąż stosowana jest przez wiele firm. Taki system organizacji pozwala na bezpieczne przechowywanie ważnych informacji. Dodatkowo w przypadku niektórych instytucji wymagane jest to ze względu na przepisy prawne. Jak archiwizować dokumenty w biurze?
Odpowiednie grupowanie dokumentów
Przede wszystkim należy zaplanować pewien schemat przechowywania dokumentów. Niemal w każdym miejscu pracy każdego miesiąca produkowana jest ogromna liczba przeróżnych dokumentów. Do niektórych z nich trzeba co jakiś czas wracać, zatem dobrze jest zachować pewien porządek, który umożliwi szybki i wygodny dostęp do potrzebnych informacji.
Dokumenty powinny być pogrupowane pod względem tematu lub typu. Przykładowy podział może wyglądać tak: faktury, umowy, pisma urzędowe, paragony itp. Dodatkowo poszczególny grupy można również dzielić na węższe kategorie (np. kontrahent X, kontrahent Y). Oczywiście wszystko zależy od przedsiębiorstwa i od tego jakie dokumenty sporządzane są podczas pracy.
Oprócz tego należy pamiętać o tym, aby wszystkie papiery układać chronologicznie. Dzięki temu w łatwy sposób będzie można wyszukać dokument, bazując na dacie jego wystawienia. Pozwoli to również zachować odpowiedni porządek w aktach. Warto pamiętać, że sprawnie działający system archiwizacja to podstawa w każdym biurze.
Akcesoria przydatne do przechowywania dokumentów w biurze
Aby zachować porządek w dokumentacji i wygodnie przechowywać papiery, warto zaopatrzyć się w akcesoria takie jak koszulki, teczki segregatory oraz pudła archiwizacyjne do biura. Takie artykuły ułatwiają dzielenie dokumentów na grupy i zapewniają szybki i wygodny dostęp do potrzebnych informacji.
Koszulki sprawdzą się doskonale w przypadku ważnych dokumentów, ponieważ chronią one przed uszkodzeniem papieru. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby wszystkie umowy, akta czy faktury przechowywać w takich sposób (nawet te mniej ważne). Ułatwi to umieszczanie dokumentów w teczkach czy segregatorach.
Warto też wspomnieć, że pudła i segregatory przeznaczone właśnie do przechowywania dokumentacji biurowej można opisać. Takie rozwiązanie pozwoli jeszcze lepiej zarządzać całym systemem archiwizacji.
Bezpieczne przechowywanie dokumentów – o czym warto pamiętać?
Należy jednak pamiętać, że zaopatrzenie się w segregator czy pudło na dokumenty do biura to nie wszystko. Trzeba też zadbać o bezpieczeństwo papierów. Pogrupowane i ułożone chronologicznie dokumenty warto umieścić w szafie zamykanej na klucz lub w pomieszczeniu, do którego dostęp mają tylko osoby upoważnione do zarządzania aktami.
Oprócz tego trzeba pamiętać o odpowiednich warunkach. Powietrze w pomieszczeniu, w którym przechowywane są dokumenty, powinno być suche, ponieważ nadmierna wilgoć może spowodować trwałe uszkodzenia papieru. Warto też zadbać o stałą temperaturę i wentylację pomieszczenia.
Archiwizowanie dokumentów odgrywa istotną rolę w prowadzeniu niemal każdego przedsiębiorstwa. Dlatego warto szczególnie zadbać o ten aspekt i zorganizować sprawny system przechowywania papierów.
